Rekenkamer DOUW
Samenstellers: J.F. Gerrits Jans
J.G.M. Reerink
Datum: 2 juni 2008
2
Inhoudsopgave
1. Inleiding ............................................................................................................................. 4
1.1 Waarom onderzoek .................................................................................................... 4
1.2 Gevolgde werkwijze................................................................................................... 4
2. De voorfase ........................................................................................................................ 5
2.1 Aanloop naar de nieuwbouw...................................................................................... 5
2.2 De voorbereiding tot de nieuwbouw.......................................................................... 5
3. Het keuzeproces ................................................................................................................. 7
3.1 visie ............................................................................................................................ 7
3.2 Programma van Eisen................................................................................................. 7
3.3 Relatieschema............................................................................................................. 7
3.4 De bouwfase............................................................................................................... 7
4. Projectorganisatie ............................................................................................................... 9
4.1 Onderdelen ................................................................................................................. 9
4.2 Overzicht van betrokkenen......................................................................................... 9
4.3 Invulling projectorganisatie........................................................................................ 9
4.3.1 Intern .................................................................................................................. 9
4.3.2 Extern ............................................................................................................... 10
4.4 Verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden..................................................... 10
4.5 Procesbewaking........................................................................................................ 11
5. Communicatie .................................................................................................................. 12
5.1 Het project ................................................................................................................ 12
5.2 Het college................................................................................................................ 12
5.3 De raad ..................................................................................................................... 12
5.4 Het personeel ............................................................................................................ 12
5.5 Besluitvorming ......................................................................................................... 13
5.5.1 Algemeen ......................................................................................................... 13
5.5.2 Formeel en informeel ....................................................................................... 13
5.5.3 Cultuur.............................................................................................................. 14
6. Beïnvloedingsfactoren...................................................................................................... 15
6.1 De ondernemingsraad............................................................................................... 15
6.2 Wisselingen van personen........................................................................................ 15
6.3 Dubbele rollen .......................................................................................................... 16
6.4 Rol architect ............................................................................................................. 17
6.5 Rol aannemer............................................................................................................ 17
6.6 Consequenties........................................................................................................... 17
7. Bouwproces ...................................................................................................................... 18
7.1 Algemeen ................................................................................................................. 18
7.2 Klimaatbeheersing.................................................................................................... 18
7.3 Raadszaal.................................................................................................................. 18
7.4 Peilhoogten............................................................................................................... 19
7.5 Asbest ....................................................................................................................... 19
7.6 Vloerbedekking ........................................................................................................ 20
7.7 Raamkozijnen........................................................................................................... 20
7.8 Parkeren.................................................................................................................... 20
7.9 Vloeroppervlak......................................................................................................... 20
7.10 Consequenties........................................................................................................... 21
8. Financiën .......................................................................................................................... 22
8.1 Algemeen ................................................................................................................. 22
8.2 Projectuitgaven......................................................................................................... 22
3
8.3 overzicht verloop budgetten ..................................................................................... 23
9. evaluatie door de eigen organisatie .................................................................................. 25
9.1 Inhoudelijke evaluatie door de projectgroep............................................................ 25
9.2 Evaluatie door het college ........................................................................................ 25
9.3 Afronding van het project ........................................................................................ 26
10. Bevindingen en Conclusies .......................................................................................... 27
10.1 Bevindingen ............................................................................................................. 27
10.2 Conclusies ................................................................................................................ 28
11. Aanbevelingen.............................................................................................................. 32
11.1 Maak afspraken met het college............................................................................... 32
11.2 Stel projectkaders op ................................................................................................ 32
11.3 Stel een "projectenprotocol" op ............................................................................... 32
11.4 Zorg voor een goede en gestructureerde communicatie........................................... 33
12. Bestuurlijk en ambtelijk wederhoor ............................................................................. 34
12.1 Reactie college en secretaris in een gezamenlijk document..................................... 34
12.2 Nawoord rekenkamer ............................................................................................... 37
Bijlagen ................................................................................................................................... 39
1. Lijst van geïnterviewde personen en geraadpleegde documenten
2. Wie is wie in het bouwproces van het raadhuis van Ouder-Amstel
3. Relatieschema
4. Evaluatie project uitbreiding gemeentehuis
5. Raadsvoorstel 2007/22 d.d. 5 juli 2007
4
1. Inleiding
1.1 Waarom onderzoek
Op verzoek van de raad van de gemeente Ouder-Amstel heeft de Rekenkamer DOUW een
onderzoek ingesteld naar de extra investering van € 2 miljoen, bij een oorspronkelijke
investeringsbegroting van € 4 miljoen ten behoeve van bij de uitbreiding van het
gemeentehuis, in dit rapport aangeduid als "de nieuwbouw".
De raad heeft daarbij uitdrukkelijk gesteld, dat het onderzoek met name bedoeld is om daaruit
lering te trekken voor de toekomst en daartoe aanbevelingen te ontvangen als antwoord op de
vraag: "Kunnen wij als gemeente Ouder-Amstel grotere projecten aan?" De nadruk van dit
rapport ligt dan ook op die leereffecten. Om tot dergelijke aanbevelingen te komen, dient eerst
een grondige analyse dient plaats te vinden van wat er zich heeft voorgedaan.
Om te beginnen spreekt de rekenkamer haar erkentelijkheid uit jegens allen die haar te woord
hebben gestaan, documenten hebben aangeleverd of anderszins hebben geholpen. De
rekenkamer trof een zeer coöperatieve houding aan, maar door een gebrekkige archivering
heeft de rekenkamer niet alle relevante informatie ontvangen dan wel zeer traag.
Om de omvang van het rapport beperkt te houden beschrijft de rekenkamer in dit rapport
slechts voor het proces relevante zaken, waarbij veel als bekend wordt verondersteld. Het is
dus niet geschreven voor "buitenstaanders".